آیا شما از تقویم برای مدیریت برنامه روزانه‌تان استفاده می‌کنید؟ اگر پاسخ‌تان مثبت است، آیا از تقویم کاغذی استفاده می‌کنید یا از تقویم الکترونیکی؟

یک بررسی که در سال ۲۰۱۸ در کشور استرالیا انجام شد، نشان داد که هم‌اکنون ۷۰ درصد افراد از تقویم‌های الکترونیکی برای مدیریت برنامه روزانه‌شان استفاده می‌کنند. در واقع طی سال‌های گذشته و با پیشرفت‌های صورت گرفته، تقویم‌های الکترونیکی مزایای مهمی نسبت به تقویم‌های کاغذی پیدا کرده‌اند که سبب شده اکثر افراد سراغ استفاده از آنها بروند.

اما اگر هنوز از این تقویم‌ها استفاده نمی‌کنید، اجازه دهید در این مطلب بزرگراه شما را با ۱۰ مزیت مهم تقویم‌های الکترونیکی آشنا کنیم:

۱- یادآوری رویدادها نجات دهنده است!

یک مزیت مهم تقویم‌های الکترونیکی در یادآوری خودکار رویدادها است. می‌توانید تقویم‌تان را به گونه‌ای تنظیم کنید که مثلا ۳۰ دقیقه پیش از هر رویداد، روی تلفن همراه‌تان یک زنگ هشدار (نوتیفیکیشن) دریافت کنید. این امکان سبب می‌شود هیچ برنامه‌ای را فراموش نکنید. این امکان بارها و بارها جان من را نجات داده.

۲- بهترین گزینه برای مدیریت رویدادهای تکرار شونده

این یکی از مزایای مهم استفاده از تقویم‌های الکترونیکی است. همه ما با رویدادهای تکرار شونده سروکار داریم. باشگاه ورزش، کلاس‌های درسی و جلسات هفتگی مثال‌هایی از رویدادهایی هستند که هر هفته در روز و ساعت مشخصی رخ می‌دهند و نباید آنها را فراموش کنیم. از طرف دیگر این قبیل رویدادها، به خاطر ویژگی «تکرار شوندگی» به راحتی فراموش می‌شوند. بنابراین وجود یک تقویم که آنها را به ما یادآوری می‌کند ارزش زیادی دارد.

۳- سادگی جابجایی رویدادها در تقویم الکترونیکی

اگر بخواهید زمان یک جلسه را در تقویم کاغذی جابجا کنید، باید نوشته قبلی را خط بزنید. اما در تقویم‌های الکترونیکی با مشکل خط خوردگی و شلوغ شدن تقویم مواجه نمی‌شوید. 

۴- امکان دسترسی از دستگاه‌های مختلف

تلفن‌همراه معمولا همیشه همراه‌مان است و بیشتر اوقات از تلفن‌همراه برای مشاهده و مدیریت تقویم‌مان استفاده می‌کنیم. اما در محل کار می‌توانید تقویم‌ را روی نمایشگر کامیپوتر در ابعاد بزرگ مشاهده ‌کنید. دیدن تقویم در ابعاد بزرگ حس خوبی دارد، ضمن اینکه هنگام مرور رویدادهای آینده، به برنامه‌ریزی سریع‌تر و راحت‌تر کمک زیادی می‌کند.

۵- چندتقویمی و امکان مدیریت مجزای هر تقویم

تقویم الکترونیکی به شما این امکان را می‌دهد که چند تقویم مجزا، مثلا یکی برای کار و یکی برای خانواده داشته باشید. حتی می‌توانید مدیریت تقویم کاری‌تان را به دستیارتان واگذار کنید. بدون اینکه دستیار شما بتواند رویدادهای مربوط به تقویم شخصی‌تان را مشاهده کند.

۶- تقویم شما همیشه همراه‌تان است و نگران گم شدن آن نیستید

وقتی از یک تقویم الکترونیکی استفاده می‌کنید، همیشه با تلفن‌همراه یا لپ‌تاپ‌تان به آن دسترسی دارید. از طرف دیگر هنگامی از تقویم‌های الکترونیکی اینترنتی مانند گوگل کلندر استفاده کنید، نگران از دست رفتن اطلاعات هم نخواهید بود. چرا که تمام رویدادها در یک سرور آنلاین نیز ذخیره می‌شوند و حتی اگر تلفن همراه‌تان را هم گم کنید، به راحتی با رمز عبور می‌توانید به تقویم‌تان دسترسی داشته باشید.

۷- امکان جستجوی رویدادهای گذشته و آینده

اگر از تقویم‌های کاغذی استفاده کرده باشید، حتما این تجربه را داشته‌اید که به دنبال روز برگزاری یک رویداد خاص در گذشته یا آینده بوده‌اید، اما پیدا کردنش در تقویم کار آسانی نبوده است. اما گزینه «جستجو» تقویم‌های الکترونیکی، پیدا کردن رویدادی که حتی چند سال قبل برگزار شده را مانند آب خوردن می‌کند.

۸- برنامه‌ریزی آسان‌تر برای رویدادهای گروهی

اگر دیگر دوستان و همکاران‌تان هم از تقویم‌ الکترونیکی استفاده کنند، به راحتی می‌توانید برای برنامه ریزی جلسات و دیگر رویدادها از امکانات تقویم‌تان استفاده کنید و قرار جلسه به صورت اتوماتیک در تقویم همه افراد ظاهر می‌شود.

۹- رنگ‌بندی رویداد‌ها و تقویم‌ها

در تقویم‌های الکترونیکی می‌توان برای نمایش هر نوع رویدادخاص و یا تقویم خاص از رنگ مجزایی استفاده کرد. این کار فقط به خاطر زیبا شدن تقویم نیست و هر رنگ برای مفهومی خاص مورد استفاده قرار می‌گیرد و به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.

۱۰- امکان به‌اشتراک گذاری و نمایش تقویم به صورت عمومی

این ویژگی برای همه افراد کاربرد ندارد. اما برای گروه‌های شغلی خاص مفید است. همانطور که گفتیم می‌توانید چند تقویم مجزا داشته باشید.حال اگر استاد دانشگاه باشید، می‌توانید تقویم کاری‌تان را به صورت عمومی در اختیار دانشجوهایتان قرار بدهید یا مثلا یک باشگاه ورزشی می‌تواند تقویم مسابقاتش را در اختیار عموم قرار بدهد. علاوه بر این می‌توانید یک تقویم خاص برای به‌اشتراک‌گذاری با افرادی خاص داشته باشید. مثلا تقویمی که با همکاران‌تان در شرکت به‌اشتراک گذاشته شده و رویدادهای مرتبط با کار را در آنجا قرار داده می‌شود.

+ و یک چیز دیگر: دوره بزرگراه را از دست ندهید:

در بزرگراه یک دوره پرطرفدار با عنوان «افزایش نظم و بهره‌وری در زندگی با استفاده از تقویم‌های الکترونیکی» داریم که محتوای آن قطعا برای علاقمندان مفید خواهد بود.