قبلا در این مورد صحبت کردیم که «چرا از انجام کارها طفره می‌رویم و آنها را به تاخیر می‌اندازیم؟» اکنون می‌خواهیم با مهم‌ترین راهکارهای «مقابله» با به‌تاخیر‌انداختن کارها آشنا شویم. ممکن است با بسیاری از این راهکارها از قبل آشنا باشید. اما خوب است بدانید مرور این موارد هم باعث افزایش تاثیرگذاری و اجرایشان خواهد شد.

۱- خودتان را ببخشید!
وقتی کاری را به‌موقع انجام نمی‌دهیم، دچار عذاب وجدان شده و اغلب خودمان را سرزنش می‌کنیم. اما تحقیقات نشان داده اگر نسبت به خودمان مهربانی نشان دهیم، تاثیرش برای کاهش به‌تاخیر انداختن کارهای بعدی بیشتر است!

برای مثال در یک تحقیق، دانشجویانی که در امتحان میان‌ترم به خاطر عدم مطالعه کافی نمره خوبی نگرفته‌ بودند، مورد بررسی قرار گرفتند. گروهی که با خود مهربان‌تر بودند و خودشان را بخشیدند، در امتحان بعدی در مقایسه با افرادی که خودشان را سرزنش می‌کردند، زمان بیشتری برای مطالعه و آماده شدن برای آزمون بعدی صرف کردند.

۲- به خودتان جایزه بدهید
برای خودتان بر سر تمام کردن یک کار دشوار را در زمان تعیین شده جایزه تعیین کنید. این جایزه می‌توان بسته به سلیقه شما و میزان دشواری کار متفاوت باشد. از یک فنجان قهوه گرفته تا خرید یک هدیه برای خودتان یا انجام بازی یا سرگرمی مورد علاقه.

۳- از یک «سیستم» برای مدیریت کارها استفاده کنید
ثبت و نوشتن کارها یک گام مهم برای پیشگیری از به‌تاخیر انداختن آنها به‌شمار می‌آید. اما حتما می‌دانید که این قدم به هیچ عنوان کافی نیست و اگر می‌خواهید یک پیشرفت واقعی داشته باشید لازم است مدیریت کارها و امورتان را بر اساس یک سیستم نظام‌مند انجام دهید و برای یادگیری‌اش وقت بگذارید. تکنیک‌های متنوعی برای مدیریت امور وجود دارد که یکی از مشهور‌ترین آنها «جی‌تی‌دی» است.

یک خلاصه از این تکنیک را در این آدرس قرار داده‌ام که می‌توانید آن را مطالعه کنید:
http://gtd.ir

۴- از تقویم‌های الکترونیکی استفاده کنید
تقویم‌های الکترونیکی یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت کارها و زمان به‌شمار می‌آیند. شما علاوه بر ثبت جلسات، کلاس‌ها و… می‌توانید با کمک آنها برنامه‌ریزی روزانه انجام بدهید و کارهای خودتان را هم در آن ثبت‌کنید. اگر به استفاده از تقویم‌ عادت کنید، تاثیر فوق‌العاده‌اش را خیلی زود مشاهده خواهید کرد.

اگر تجربه استفاده از تقویم‌های الکترونیکی را ندارید، یک دوره آموزشی کوتاه برای آشنایی با مبانی استفاده از گوگل کلندر در بزرگراه تهیه شده که در دسترس علاقمندان قرار دارد.

۵- قورباغه را قورت بدهید
احتمالا این کتاب کوتاه و جذاب را قبلا خوانده‌اید. ایده اصلی‌اش این است که سخت‌ترین کار را در ابتدای روز که هنوز بیشترین میزان تمرکز و انرژی را داریم انجام دهیم.

خوب است هر روز یک بازه زمانی یک الی سه ساعته را برای کار روی اولویت‌های دشوار اما مهم اختصاص دهیم. پر‌انرژی‌ترین ساعات خودتان را پیدا کنید و آن را در تقویم به این موضوع اختصاص دهید.

افراد با هم متفاوت هستند. برخی اشخاص در ابتدای روز بیشترین میزان انرژی و تمرکز را دارند در حالی که برخی دیگر در ساعات عصر و شب بهتر کار می‌کنند.

۶- از دست نوتیفیکیشن‌ها و ابزارهای برهم‌زننده تمرکز خلاص شوید
نیاز به تکرار این موضوع نیست و همه به خوبی می‌دانیم نوتیفیکیشن‌ها، شبکه‌های اجتماعی و بسیاری از اپلیکیشن‌ها قاتل تمرکز به حساب می‌آیند. به راحتی می‌توانید نوتیفیکیشن‌های غیرضروری را غیرفعال کنید و ضمنا در نسخه‌های اخیر اندروید و آی‌او‌اس این امکان ایجاد شده که بتوانید یک وضعیت فوکوس (تمرکز) تعریف کنید و با فعال کردن آن، جلوی نوتیفیکیشن‌ها و تماس‌های غیرضروری در آن بازه زمانی گرفته می‌شود. پیشنهاد می‌کنم حتما آن را امتحان کنید.

۷- کارها را به اجزای کوچک‌تر بشکنید
کارها خیلی اوقات به این خاطر گیر می‌کنند که آن را برای «وضعیت کارگر» مغز خودمان به درستی تعریف نکرده‌ایم. مغز ما دارای دو حالت مدیر و کارگر است. خیلی اوقات کارها به‌تاخیر می‌افتند فقط به این خاطر که برای کارگر درون ما « گُنگ و نامفهوم» هستند. شکستن کارها به گام‌های کوچک‌تر سبب می‌شود آنها را راحت‌تر انجام دهیم.

قبلا در مورد «وضعیت مدیر و کارگر مغز» صحبت کرده‌ایم.

۸- کمی از بالا به مسیر نگاه کنید
مشغولیت‌ها و روزمرگی سبب می‌شود کم کم از جاده اصلی مدنظرمان خارج شویم. اما خیلی اوقات متوجه این موضوع نمی‌شویم و حواسمان نیست که دیگر روی اهداف و اولویت‌های اصلی‌مان تمرکز نداریم.

در تکنیک جی‌تی‌دی قسمتی به عنوان «مرور هفتگی» وجود دارد که در آن یک بار کارها و اولویت‌هایمان را در پایان هفته مرور می‌کنیم. با این کار اولویت‌های مهم زندگی، مجددا در ذهن‌مان سازماندهی پیدا می‌کنند و می‌توانیم روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنیم.

حتی اگر از این تکنیک استفاده نمی‌کنید، پیشنهاد می‌کنم در پایان هفته یک زمان کوتاه ۳۰ دقیقه‌ای یا یک ساعته به مرور زندگی و اولویت‌ها از ارتفاع بالا‌تر اختصاص دهید و تاثیر این کار را در انجام بهتر کارهای مهم در طول هفته ملاحظه کنید. این مرور هفتگی را حتما در تقویم‌تان ثبت کنید تا فراموش نشود.

موفق باشید و اگر شما هم راهکارهای موثر دیگری برای جلوگیری از به‌تاخیر انداختن کارها می‌شناسید، لطفا در اینجا با دیگران به‌اشتراک بگذارید.

علی‌اصغر هنرمند

افراد زیادی از آلارم‌ها و یادآورها برای مدیریت زمان استفاده می‌کنند. احتمالا وقتی اسم زنگ ساعت به گوشتان می‌خورد، حس خوبی به شما دست نمی‌دهد. صبح‌های زودی که به صورت مکرر و با فواصل ۵ دقیقه‌ای، دکمه snooze را می‌فشارید تا تنها ربع ساعت بیش‌تر بخوابید...

با این حال باید بپذیریم که آلارم‌ها یکی از مؤثرترین ابزارهایی هستند که به ما در مدیریت زمان کمک می‌کنند. امروزه تقریبا هر تکنولوژی صرف نظر از اینکه چقدر پیشرفته است، آلارم دارد. افرادی که سرشان شلوغ است خوب می‌دانند که دوری از این یادآورها غیر ممکن است. 

آلارم‌ها در نبرد برای مدیریت زمان به یک دستیار قابل اعتماد تبدیل شده‌اند. هشدارهایی که با یادآوری وظایف مهم، به ما کمک می‌کنند تا در مسیر خود باقی بمانیم. آن‌ها فضای ذهن ما را برای تمرکز روی کارهای مهم‌تر آزاد می‌کنند.

همه‌ی ما حداقل یک بار برای بیدار شدن از زنگ ساعت استفاده کرده‌ایم. در اینجا می‌خواهیم دو روش متفاوت برای استفاده حداکثری از زمان، با استفاده از آلارم و تایمر را بررسی کنیم:

۱- برای بخش‌های مختلف برنامه صبح گاهی‌تان ساعت کوک کنید

اغلب ما یک مورنینگ روتین داریم. در بزرگراه قبلا در این مورد صحبت کرده‌ایم: (برنامه صبحگاهی چیست و چگونه یک روتین صبحگاهی خوب داشته باشیم؟)

مورنینگ روتین مجموعه‌ای از کارها است که پس از برخاستن از خواب، به صورت خودکار و طبق عادت انجام می‌دهیم. اکثر ما برای بخش‌های مختلف این برنامه بازه زمانی مشخصی نداریم. این منجر به صرف زمان زیاد برای انجام کاری می‌شود که در مدت زمان کمتری نیز تمام می‌شد. 

شما می‌توانید برای هر بخش از برنامه صبحگاهی‌تان بازه زمانی تعریف کنید. با انجام این کار زمان کمتری را صرف پختن صبحانه، صرف آن، لباس عوض کردن، دوش گرفتن و یا سایر کارها خواهید کرد.

این کار به شما اجازه می‌دهد تا بدون نگرانی در مورد وظایف دیگرتان، روی یک کار تمرکز کنید. با این اطمینان که آلارم در زمان مقرر به شما هشدار می‌دهد، مرتبا به ساعت نگاه نمی‌کنید و حواستان پرت نمی‌شود. با زمان‌بندی هر بخش از مورنینگ روتین، صبح‌ها به موقع منزل را ترک می‌کنید.

۲- از پادکست یا ویدیوهای آموزشی به عنوان تایمر استفاده کنید

اگر شما هم عاشق دوش‌های طولانی هستید، این روش به دردتان می‌خورد. حمام‌های طولانی آنقدر آرامش‌بخش هستند که نمی‌توان به راحتی آن‌ها را ترک کرد. شما می‌توانید از این زمان بهترین استفاده را بکنید.

به جای کوک کردن ساعت، از یک ویدیوی آموزشی یا پادکست به عنوان تایمر استفاده کنید. از این روش می‌توانید برای کارهای دیگری که نیاز به تمرکز ندارد، مثل ورزش کردن، گردگیری منزل و مرتب کردن لباس‌ها نیز استفاده کنید.

امیدواریم این دو روش در مدیریت بهتر زمان و افزایش بهره‌وری به شما کمک کند.

منبع

احتمالا این موضوع را زیاد شنیده‌ایم که فشار کاری زیاد برای سلامت‌‌مان خوب نیست. اما حالا نتایج یک تحقیق نشان می‌دهد که بیکاری و داشتن اوقات فراغت زیاد هم تاثیر نسبتا مشابهی دارد!

این بررسی که روی بیش از ۳۵۰۰۰ نفر انجام شده نشان می‌دهد بیکاری باعث می‌شود شخص احساس «مفید‌نبودن» و «بی‌هدفی» داشته باشد و همین موضوع به احساس سلامت و شادی وی آسیب می‌زند.

بر این اساس، اگر اوقات فراغت ما تا ۲ ساعت در روز افزایش پیدا کند باعث می‌شود میزان رضایت و سلامت شخصی‌مان (subjective well-being) افزایش پیدا کند. اما اگر میزان اوقات فراغت از ۵ ساعت در روز بیشتر شود، این حس افت پیدا می‌کند.

به همین خاطر محققان پیشنهاد می‌کنند بین ساعات فعالیت و بیکاری‌مان تعادل ایجاد کرده و در روزهای تعطیلی نیز به‌‌گونه‌ای برنامه‌ریزی کنیم تا با انجام برخی‌ کارهای مفید، به افزایش حس بهره‌وری مان کمک کنیم.

منبع

آیا شما از تقویم برای مدیریت برنامه روزانه‌تان استفاده می‌کنید؟ اگر پاسخ‌تان مثبت است، آیا از تقویم کاغذی استفاده می‌کنید یا از تقویم الکترونیکی؟

یک بررسی که در سال ۲۰۱۸ در کشور استرالیا انجام شد، نشان داد که هم‌اکنون ۷۰ درصد افراد از تقویم‌های الکترونیکی برای مدیریت برنامه روزانه‌شان استفاده می‌کنند. در واقع طی سال‌های گذشته و با پیشرفت‌های صورت گرفته، تقویم‌های الکترونیکی مزایای مهمی نسبت به تقویم‌های کاغذی پیدا کرده‌اند که سبب شده اکثر افراد سراغ استفاده از آنها بروند.

اما اگر هنوز از این تقویم‌ها استفاده نمی‌کنید، اجازه دهید در این مطلب بزرگراه شما را با ۱۰ مزیت مهم تقویم‌های الکترونیکی آشنا کنیم:

۱- یادآوری رویدادها نجات دهنده است!

یک مزیت مهم تقویم‌های الکترونیکی در یادآوری خودکار رویدادها است. می‌توانید تقویم‌تان را به گونه‌ای تنظیم کنید که مثلا ۳۰ دقیقه پیش از هر رویداد، روی تلفن همراه‌تان یک زنگ هشدار (نوتیفیکیشن) دریافت کنید. این امکان سبب می‌شود هیچ برنامه‌ای را فراموش نکنید. این امکان بارها و بارها جان من را نجات داده.

۲- بهترین گزینه برای مدیریت رویدادهای تکرار شونده

این یکی از مزایای مهم استفاده از تقویم‌های الکترونیکی است. همه ما با رویدادهای تکرار شونده سروکار داریم. باشگاه ورزش، کلاس‌های درسی و جلسات هفتگی مثال‌هایی از رویدادهایی هستند که هر هفته در روز و ساعت مشخصی رخ می‌دهند و نباید آنها را فراموش کنیم. از طرف دیگر این قبیل رویدادها، به خاطر ویژگی «تکرار شوندگی» به راحتی فراموش می‌شوند. بنابراین وجود یک تقویم که آنها را به ما یادآوری می‌کند ارزش زیادی دارد.

۳- سادگی جابجایی رویدادها در تقویم الکترونیکی

اگر بخواهید زمان یک جلسه را در تقویم کاغذی جابجا کنید، باید نوشته قبلی را خط بزنید. اما در تقویم‌های الکترونیکی با مشکل خط خوردگی و شلوغ شدن تقویم مواجه نمی‌شوید. 

۴- امکان دسترسی از دستگاه‌های مختلف

تلفن‌همراه معمولا همیشه همراه‌مان است و بیشتر اوقات از تلفن‌همراه برای مشاهده و مدیریت تقویم‌مان استفاده می‌کنیم. اما در محل کار می‌توانید تقویم‌ را روی نمایشگر کامیپوتر در ابعاد بزرگ مشاهده ‌کنید. دیدن تقویم در ابعاد بزرگ حس خوبی دارد، ضمن اینکه هنگام مرور رویدادهای آینده، به برنامه‌ریزی سریع‌تر و راحت‌تر کمک زیادی می‌کند.

۵- چندتقویمی و امکان مدیریت مجزای هر تقویم

تقویم الکترونیکی به شما این امکان را می‌دهد که چند تقویم مجزا، مثلا یکی برای کار و یکی برای خانواده داشته باشید. حتی می‌توانید مدیریت تقویم کاری‌تان را به دستیارتان واگذار کنید. بدون اینکه دستیار شما بتواند رویدادهای مربوط به تقویم شخصی‌تان را مشاهده کند.

۶- تقویم شما همیشه همراه‌تان است و نگران گم شدن آن نیستید

وقتی از یک تقویم الکترونیکی استفاده می‌کنید، همیشه با تلفن‌همراه یا لپ‌تاپ‌تان به آن دسترسی دارید. از طرف دیگر هنگامی از تقویم‌های الکترونیکی اینترنتی مانند گوگل کلندر استفاده کنید، نگران از دست رفتن اطلاعات هم نخواهید بود. چرا که تمام رویدادها در یک سرور آنلاین نیز ذخیره می‌شوند و حتی اگر تلفن همراه‌تان را هم گم کنید، به راحتی با رمز عبور می‌توانید به تقویم‌تان دسترسی داشته باشید.

۷- امکان جستجوی رویدادهای گذشته و آینده

اگر از تقویم‌های کاغذی استفاده کرده باشید، حتما این تجربه را داشته‌اید که به دنبال روز برگزاری یک رویداد خاص در گذشته یا آینده بوده‌اید، اما پیدا کردنش در تقویم کار آسانی نبوده است. اما گزینه «جستجو» تقویم‌های الکترونیکی، پیدا کردن رویدادی که حتی چند سال قبل برگزار شده را مانند آب خوردن می‌کند.

۸- برنامه‌ریزی آسان‌تر برای رویدادهای گروهی

اگر دیگر دوستان و همکاران‌تان هم از تقویم‌ الکترونیکی استفاده کنند، به راحتی می‌توانید برای برنامه ریزی جلسات و دیگر رویدادها از امکانات تقویم‌تان استفاده کنید و قرار جلسه به صورت اتوماتیک در تقویم همه افراد ظاهر می‌شود.

۹- رنگ‌بندی رویداد‌ها و تقویم‌ها

در تقویم‌های الکترونیکی می‌توان برای نمایش هر نوع رویدادخاص و یا تقویم خاص از رنگ مجزایی استفاده کرد. این کار فقط به خاطر زیبا شدن تقویم نیست و هر رنگ برای مفهومی خاص مورد استفاده قرار می‌گیرد و به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.

۱۰- امکان به‌اشتراک گذاری و نمایش تقویم به صورت عمومی

این ویژگی برای همه افراد کاربرد ندارد. اما برای گروه‌های شغلی خاص مفید است. همانطور که گفتیم می‌توانید چند تقویم مجزا داشته باشید.حال اگر استاد دانشگاه باشید، می‌توانید تقویم کاری‌تان را به صورت عمومی در اختیار دانشجوهایتان قرار بدهید یا مثلا یک باشگاه ورزشی می‌تواند تقویم مسابقاتش را در اختیار عموم قرار بدهد. علاوه بر این می‌توانید یک تقویم خاص برای به‌اشتراک‌گذاری با افرادی خاص داشته باشید. مثلا تقویمی که با همکاران‌تان در شرکت به‌اشتراک گذاشته شده و رویدادهای مرتبط با کار را در آنجا قرار داده می‌شود.

+ و یک چیز دیگر: دوره بزرگراه را از دست ندهید:

در بزرگراه یک دوره پرطرفدار با عنوان «افزایش نظم و بهره‌وری در زندگی با استفاده از تقویم‌های الکترونیکی» داریم که محتوای آن قطعا برای علاقمندان مفید خواهد بود.