هشت راهکار برای مقابله با «به‌تاخیر انداختن» کارها
قبلا در این مورد صحبت کردیم که «چرا از انجام کارها طفره می‌رویم و آنها را به تاخیر می‌اندازیم؟» اکنون می‌خواهیم با مهم‌ترین راهکارهای «مقابله» با به‌تاخیر‌انداختن کارها آشنا شویم. ممکن است با بسیاری از این راهکارها از قبل آشنا باشید. اما خوب است بدانید مرور این موارد هم باعث افزایش تاثیرگذاری و اجرایشان خواهد شد.
۱- خودتان را ببخشید!
وقتی کاری را به‌موقع انجام نمی‌دهیم، دچار عذاب وجدان شده و اغلب خودمان را سرزنش می‌کنیم. اما تحقیقات نشان داده اگر نسبت به خودمان مهربانی نشان دهیم، تاثیرش برای کاهش به‌تاخیر انداختن کارهای بعدی بیشتر است!
برای مثال در یک تحقیق، دانشجویانی که در امتحان میان‌ترم به خاطر عدم مطالعه کافی نمره خوبی نگرفته بودند، مورد بررسی قرار گرفتند. گروهی که با خود مهربان‌تر بودند و خودشان را بخشیدند، در امتحان بعدی در مقایسه با افرادی که خودشان را سرزنش می‌کردند، زمان بیشتری برای مطالعه و آماده شدن برای آزمون بعدی صرف کردند.
۲- به خودتان جایزه بدهید
برای خودتان بر سر تمام کردن یک کار دشوار را در زمان تعیین شده جایزه تعیین کنید. این جایزه می‌توان بسته به سلیقه شما و میزان دشواری کار متفاوت باشد. از یک فنجان قهوه گرفته تا خرید یک هدیه برای خودتان یا انجام بازی یا سرگرمی مورد علاقه.
۳- از یک «سیستم» برای مدیریت کارها استفاده کنید
ثبت و نوشتن کارها یک گام مهم برای پیشگیری از به‌تاخیر انداختن آنها به‌شمار می‌آید. اما حتما می‌دانید که این قدم به هیچ عنوان کافی نیست و اگر می‌خواهید یک پیشرفت واقعی داشته باشید لازم است مدیریت کارها و امورتان را بر اساس یک سیستم نظام‌مند انجام دهید و برای یادگیری‌اش وقت بگذارید. تکنیک‌های متنوعی برای مدیریت امور وجود دارد که یکی از مشهور‌ترین آنها «جی‌تی‌دی» است.
یک خلاصه از این تکنیک را در این آدرس قرار داده‌ام که می‌توانید آن را مطالعه کنید:
http://gtd.ir
۴- از تقویم‌های الکترونیکی استفاده کنید
تقویم‌های الکترونیکی یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت کارها و زمان به‌شمار می‌آیند. شما علاوه بر ثبت جلسات، کلاس‌ها و… می‌توانید با کمک آنها برنامه‌ریزی روزانه انجام بدهید و کارهای خودتان را هم در آن ثبت‌کنید. اگر به استفاده از تقویم عادت کنید، تاثیر فوق‌العاده‌اش را خیلی زود مشاهده خواهید کرد.
اگر تجربه استفاده از تقویم‌های الکترونیکی را ندارید، یک دوره آموزشی کوتاه برای آشنایی با مبانی استفاده از گوگل کلندر در بزرگراه تهیه شده که در دسترس علاقمندان قرار دارد.
۵- قورباغه را قورت بدهید
احتمالا این کتاب کوتاه و جذاب را قبلا خوانده‌اید. ایده اصلی‌اش این است که سخت‌ترین کار را در ابتدای روز که هنوز بیشترین میزان تمرکز و انرژی را داریم انجام دهیم.
خوب است هر روز یک بازه زمانی یک الی سه ساعته را برای کار روی اولویت‌های دشوار اما مهم اختصاص دهیم. پر‌انرژی‌ترین ساعات خودتان را پیدا کنید و آن را در تقویم به این موضوع اختصاص دهید.
افراد با هم متفاوت هستند. برخی اشخاص در ابتدای روز بیشترین میزان انرژی و تمرکز را دارند در حالی که برخی دیگر در ساعات عصر و شب بهتر کار می‌کنند.
۶- از دست نوتیفیکیشن‌ها و ابزارهای برهم‌زننده تمرکز خلاص شوید
نیاز به تکرار این موضوع نیست و همه به خوبی می‌دانیم نوتیفیکیشن‌ها، شبکه‌های اجتماعی و بسیاری از اپلیکیشن‌ها قاتل تمرکز به حساب می‌آیند. به راحتی می‌توانید نوتیفیکیشن‌های غیرضروری را غیرفعال کنید و ضمنا در نسخه‌های اخیر اندروید و آی‌او‌اس این امکان ایجاد شده که بتوانید یک وضعیت فوکوس (تمرکز) تعریف کنید و با فعال کردن آن، جلوی نوتیفیکیشن‌ها و تماس‌های غیرضروری در آن بازه زمانی گرفته می‌شود. پیشنهاد می‌کنم حتما آن را امتحان کنید.
۷- کارها را به اجزای کوچک‌تر بشکنید
کارها خیلی اوقات به این خاطر گیر می‌کنند که آن را برای «وضعیت کارگر» مغز خودمان به درستی تعریف نکرده‌ایم. مغز ما دارای دو حالت مدیر و کارگر است. خیلی اوقات کارها به‌تاخیر می‌افتند فقط به این خاطر که برای کارگر درون ما « گُنگ و نامفهوم» هستند. شکستن کارها به گام‌های کوچک‌تر سبب می‌شود آنها را راحت‌تر انجام دهیم.
قبلا در مورد «وضعیت مدیر و کارگر مغز» صحبت کرده‌ایم.
۸- کمی از بالا به مسیر نگاه کنید
مشغولیت‌ها و روزمرگی سبب می‌شود کم کم از جاده اصلی مدنظرمان خارج شویم. اما خیلی اوقات متوجه این موضوع نمی‌شویم و حواسمان نیست که دیگر روی اهداف و اولویت‌های اصلی‌مان تمرکز نداریم.
در تکنیک جی‌تی‌دی قسمتی به عنوان «مرور هفتگی» وجود دارد که در آن یک بار کارها و اولویت‌هایمان را در پایان هفته مرور می‌کنیم. با این کار اولویت‌های مهم زندگی، مجددا در ذهن‌مان سازماندهی پیدا می‌کنند و می‌توانیم روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنیم.
حتی اگر از این تکنیک استفاده نمی‌کنید، پیشنهاد می‌کنم در پایان هفته یک زمان کوتاه ۳۰ دقیقه‌ای یا یک ساعته به مرور زندگی و اولویت‌ها از ارتفاع بالا‌تر اختصاص دهید و تاثیر این کار را در انجام بهتر کارهای مهم در طول هفته ملاحظه کنید. این مرور هفتگی را حتما در تقویم‌تان ثبت کنید تا فراموش نشود.
موفق باشید و اگر شما هم راهکارهای موثر دیگری برای جلوگیری از به‌تاخیر انداختن کارها می‌شناسید، لطفا در اینجا با دیگران به‌اشتراک بگذارید.
علی‌اصغر هنرمند
