برخی مدیران سعی‌ می‌کنند تمام کارهای رایانه‌ای‌شان را با کمک تلفن هوشمند انجام دهند. اما این اشتباه است!

پیش از شروع مطلب، ابتدا تکلیف خودمان را مشخص کنیم: در استفاده از ابزارهای دیجیتالی مانند تلفن‌همراه و لپ‌تاپ آیا «مصرف‌کننده‌ایم» یا «تولیدکننده»؟

مصرف کننده‌اید، اگر از ابزارهای دیجیتالی‌تان برای این کارها استفاده می‌کنید:
- گردش در شبکه‌های اجتماعی
- گفتگو و صحبت با دوستان و آشنایان
- به‌اشتراک‌گذاری تصاویر و مطالب جذاب
- مطالعه مطالب کوتاه

تولید کننده‌اید، اگر از ابزارهای دیجیتالی‌تان برای کارهای زیر استفاده می‌کنید:
- ارتباطات کاری
- نوشتن مطلب/مقاله
- استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی
- مطالعه گزارش‌های دریافتی و ارسال فیدبک

اغلب افراد جزو یک دسته به‌خصوص قرار نمی‌گیرند و اکثرا ترکیبی از تولید‌کننده و مصرف‌کننده هستند.

به طور کلی تلفن‌های هوشمند برای «مصرف‌کنندگان» ساخته شده‌اند و کامیپوترها و لپ‌تاپ‌ها ویژه «تولید‌کنندگان» هستند. هرچند این تعریف دقیقی نیست. مثلا می‌توان با تلفن‌ هوشمند کار تولیدی هم انجام داد اما بهره‌وری به طور قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند. نوشتن یک ایمیل یا مقاله با تلفن هوشمند و کیبورد کوچک آن، نسبت به لپ‌تاپ بسیار کند‌تر است.

مشکل از آنجایی شروع می‌شود که افراد در جایگاه تولیدکننده (یا مشابه‌ آن)، می‌خواهند کارشان را با ابزارهای مخصوص مصرف‌کنندگان انجام دهند. مدیران یکی از نمونه‌های برجسته این گروه به شمار می‌آیند.

چرا برخی مدیران ترجیح می‌دهند به جای لپ‌تاپ از تلفن هوشمند استفاده کنند؟
- ابعاد تلفن هوشمند کوچک و حمل و نقل آن راحت‌تر است.
- استفاده از آن در مقایسه با لپ تاپ به دانش فنی کمتری نیاز دارد.
- برخی مدیران فاقد حداقل آشنایی‌ لازم با رایانه هستند. مثلا تایپ کردن با کیبورد واقعی را بلد نیستند و در نتیجه سرعت تایپ‌شان با تلفن همراه بیشتر از کیبورد لپ‌تاپ است!
- قیمت یک لپ‌تاپ خوب نسبت به تلفن هوشمند، گران‌تر است و به همین خاطر حاضر به صرف بودجه برای آن نیستند.
- احساس می‌کنند با انجام کارها روی تلفن هوشمند، از نظر دیگران «به‌روز» هستند و با «فناوری روز» حرکت می‌کنند.

استفاده از تلفن همراه به جای لپ تاپ چه اشکالی دارد؟
- بهره‌وری را کاهش می‌دهد: چون سرعت انجام یک کار «تولیدی» روی تلفن همراه، کندتر از لپ‌تاپ است.
- به مدیریت ضربه می‌زند: تلفن همراه باعث می‌شود به حداقل‌های ممکن بسنده کنیم. برای مثال کارمند شما یک گزارش کامل از فعالیت‌های انجام شده طی سه ماه اخیر برایتان ارسال کرده و فقط به خاطر اینکه روی موبایل نمی‌توانید زیاد تایپ کنید، فیدبک کاملی ارایه نمی‌شود. در نتیجه به هدف مورد نظر نمی‌رسید و کارمندتان هم بابت کم توجهی شما دلخور می‌شود.
- تمرکز را کم می‌کند: نوتیفیکیشن‌های تلفن همراه، قاتل تمرکز هستند و انجام کارهایی که نیاز به تمرکز دارند، روی تلفن همراه انتخاب هوشمندانه‌ای نیست.
- دید و تفکرتان را محدود می‌کند: شاید به نظر خنده‌دار بیاید، اما اندازه کوچک نمایشگر تلفن‌همراه، باعث محدودیت نگاه و تفکر خواهد شد. مشاهده و تحلیل اطلاعات روی یک نمایشگر ۱۴ اینچی بسیار راحت‌تر و کامل‌تر از یک نمایشگر ۶ اینچی خواهد بود.

راه حل چیست؟
- تلاش کنید کارهای تولیدی و مصرفی خودتان را از یکدیگر جدا کنید و از ابزارهای متفاوتی برای انجام‌شان استفاده کنید.
- یک لپ تاپ سریع و سبک برای خودتان انتخاب کنید و از آن برای کارهای تولیدی‌تان استفاده کنید.
- ممکن است به تبلت‌ها فکر کرده باشید: تبلت‌ها نه برای تولید عالی هستند و نه برای مصرف! در نتیجه استفاده از آنها را توصیه نمی‌کنیم. البته ممکن است با توجه به نوع کار و استفاده‌تان، تبلت‌ها کار شما را به خوبی راه بیندازند.
- مهارت‌های رایانه‌ای تان را افزایش دهید: در هر نوع شغلی که سمت مدیریتی داشته باشید، به حداقل‌هایی از مهارت‌های رایانه‌ای نیاز دارید. آموختن آنها وقت زیادی نمی‌گیرد اما تاثیرشان در افزایش بهره‌وری و کیفیت مدیریت‌تان قابل ملاحظه خواهد بود (پیشنهاد می‌کنیم سری هم به دوره‌های بزرگراه بزنید).
- روی افزایش سرعت تایپ‌تان کار کنید.

توجه کنید که این مطلب به بیان یک «مفهوم کلی» می‌پردازد و در موارد متعددی می‌توان مثال‌هایش را نقض کرد. ضمنا عبارت‌های «تولید‌کننده» و «مصرف‌کننده» در اینجا، مفهوم‌هایی قراردادی هستند که برای بیان منظور نویسنده استفاده شده‌اند.

اگر این مطلب را مفید یافتید، لطفا آن را با دیگر دوستان‌ و همکاران‌تان به اشتراک بگذارید. منتظر نظرات شما نیز خواهیم بود.

گاهی اوقات به این فکر می‌افتیم که چه خوب بود اگر مغزمان مثل کامپیوتر دکمه «ریستارت» داشت...

با خودتان قرار می‌گذارید هر روز ورزش کنید، دو هفته با پشتکار به تمرین ادامه می‌دهید، اما ناگهان سرماخوردگی ‌به سراغ‌تان می‌آید و چند روز نمی‌توانید ورزش کنید. بعد از بهبود هم ورزش شروع نمی‌شود و انگار اصلا قرار اولیه را فراموش کرده‌اید. اما فقط سرماخوردگی نیست که مشکل ایجاد می‌کند، چرا که این داستان در مورد بسیاری دیگر از عادت‌ها و فعالیت‌های دیگرمان هم تکرار می‌شود:

-  با خودمان قرار می‌گذاریم هر روز ۲ ساعت روی درس‌هایمان وقت بگذاریم، اما بعد از یک ماه دیگر آن را انجام نمی‌دهیم...
-  قصد داریم زبان انگلیسی‌مان را تقویت کنیم، اما بعد از چند جلسه کلاس را ادامه نمی‌دهیم...
-  برنامه‌ریزی می‌کنیم تا صبح زود از خواب بیدار شویم، اما پس از چند روز دوباره تا ساعت ۹ صبح می‌خوابیم...

ایجاد یک عادت جدید کار ساده‌ای نیست و چالش‌های خودش را به‌همراه دارد. اما در این مطلب نمی‌خواهیم به آن بپردازیم. در این مقاله می‌خواهیم در مورد «شکست» صحبت کنیم. یعنی هنگامی که تصمیم به انجام کاری گرفته‌ایم، اما پس از مدتی آن را ادامه نداده‌ایم. می‌خواهیم به راهکارهایی بپردازیم که در صورت شکست چگونه دوباره شروع کنیم. چگونه خودمان را ریستارت کنیم تا مانند روز اول ادامه دهیم.

ایجاد عادت جدید یا ترک عادت بد کار آسانی نیست
پیش از شروع باید خودمان را بهتر بشناسیم. لازم است بدانیم ذهن ما به انواع حیله‌ و دستاویز رو می‌آورد تا ما را به وضعیت قبلی برگرداند. چرا که ایجاد عادت جدید یا ترک عادت برای مغز کار آسانی نیست و ترجیح می‌دهد در همان وضعیت قبل باقی بماند. این نکته مهمی‌ است که خیلی‌ها از سازوکار آن مطلع نیستند.

ابتدا عامل ترک عادت را پیدا کنید
از خودتان بپرسید «چرا نتوانستم این کار را به سرانجام برسانم؟» چه اتفاقی در آن روز خاص افتاد که زنجیره مداومت من پاره شد؟ اگر بتوانید تشخیص دهید ذهن‌تان چگونه شما را فریب داده، احتمالا می‌توانید راه حل آن را نیز پیدا کنید. مانند یک کارگاه به واکاوی حوادث بپردازید.

گاهی اوقات یک علت ساده باعث ایجاد مشکل شده: با دوستان‌ تا دیروقت بیدا مانده‌اید و صبح روز بعد نتوانسته‌اید به موقع بیدار شوید. گاهی اوقات هم علت پیچیده‌تر است و مجموعه‌ای از رخداد‌ها، برنامه‌ریزی نامناسب و موانعی که در مسیر وجود داشته باعث می‌شود عادت را کنار بگذاریم: ورزش را کنار گذاشته‌اید، هنگام بررسی عامل، متوجه می‌شوید ساعت باشگاه را در اوقاتی انتخاب کرده‌اید که برایتان مناسب نبوده و در آن زمان کم‌انرژی بوده‌اید، ضمنا متوجه می‌شوید فاصله زیاد میان منزل تا باشگاه باعث می‌شده انگیزه کافی برای رفتن به باشگاه نداشته باشید. در چنین مواردی با اصلاح عوامل مشکل‌ساز «زمینه‌ای» می‌توانید احتمال موفقیت را بالا ببرید.

انسان جایزالخطا است: بپذیرید دنیا به پایان نرسیده
وقتی شروع به ایجاد یک عادت جدید می‌کنیم، تمام هدف ما این است که زنجیره مداومت در اجرای عادت جدید پاره نشود و هر روز کار مورد نظر را انجام دهیم. اما گاهی اوقات در این تلاش موفق نیستم و به هر دلیلی روزی پیش می‌آید که زنجیرمان پاره می‌شود. اغلب افراد از این اتفاق حس بدی پیدا می‌کنند و حتی گاهی اوقات صورت مساله را پاک می‌کنند و رسیدن به هدف را بی‌خیال می‌شوند. اما اگر بپذیریم که ما هم خطا می‌کنیم و اشتباه خود را قبول کنیم، فرصت آغازی دوباره را به خودمان داده‌ایم.

اهمیت تمرکز مجدد روی ارزش‌ها
وقتی انجام یک عادت خوب را متوقف می‌کنیم، معمولا نمی‌خواهیم دیگر به آن فکر کنیم و تلاش به نادیده گرفتنش داریم. مغز ما سعی می‌کند از یادآوری اصل موضوع خودداری کند چون باعث ایجاد احساس شکست و ضعف می‌شود. اما این هم ترفندی دیگر از سوی ذهن‌مان است برای اینکه مجددا عادت خوب‌مان را آغاز نکنیم.

کافی است با خودتان یک «جلسه» بگذارید و در مورد ریشه‌ها و اهداف اصلی سوال کنید: «چرا قصد داشتید عادت جدیدی در خودتان ایجاد کنید؟»، «هدف‌تان از ورزش کردن چه بوده است؟» چرا می‌خواسته‌اید «هر روز ۳۰ دقیقه کتاب بخوانید؟» ارزش‌ها و مزایای ایجاد عادت جدید را در خودتان متصور شوید. آنها را «واقعا» تصور کنید تا غلیان انگیزه و انرژی دوباره را در خودتان ببینید.

به فاصله‌ی میان عادت ترک شده و شروع دوباره توجه کنید
با خودتان قرار گذاشته‌اید هر روز ورزش کنید، اما جمعه به سفری کوتاه می‌روید و تمرین آن روز را از دست می‌دهید. اگر «جلسه شروع مجدد» را روز شنبه با خودتان بگذارید، خیلی راحت‌تر به مسیر برمی‌گردید.

اما هرچقدر میان انجام ندادن یک عادت و شروع مجدد آن فاصله بیشتری بیفتد، آغاز مجدد را دشوارتر می‌کند. اگر دو‌هفته است ورزش را کنار گذاشته‌اید، شروع آن بسیار مشکل‌تر از هنگامی است که تنها دو‌ سه روز آن را انجام نداده‌اید. بنابراین در صورت خارج شدن از خط، هرچه زودتر خودتان را ریستارت کنید و به مسیر برگردید. البته فراموش نکنید «فاصله گرفتن» به معنی غیرممکن بودن نیست و فقط شروع مجدد را سخت‌تر می‌کند.

استرس و خستگی را کم کنید
وقتی خسته هستیم «اراده» ما نیز خسته است و قدرت تصمیم‌گیری ندارد. یک رژیم غذایی سالم در پیش گرفته‌ایم. اما یک روز کاری پراسترس باعث می‌شود به یک ساندویچ بزرگ همبرگر همراه با سیب‌زمینی و پنیر فراوان نه نگوییم. چون اراده ما خسته است و توانایی مقاومت ندارد. کم خوابی باعث می‌شود نتوانیم به راحتی «نه» بگوییم و نتیجه‌اش قبول مسئولیت‌های جدیدی است که به دیگر وظایف‌مان نیز ضربه می‌زند. بنابراین در مسیر ایجاد یک عادت جدید، باید انرژی خودمان را مدیریت کنیم و مراقب باشیم بیش از حد به خودمان فشار وارد نکنیم.

یک سیستم پایش (مانیتورینگ) ایجاد کنید
اگر با اصول ایجاد عادت جدید آشنایی دارید (که البته موضوع این مطلب نیست)، احتمالا می‌دانید «ثبت روزانه» عادت‌ها نقش مهمی در اجرای آنها ایفا می‌کند. کافی است یک تقویم به دیوار بزنید و انجام موفقیت‌آمیز عادت را روزانه در آنجا تیک بزنید. وجود این سیستم پایش در ادامه دادن عادت و شروع مجدد آن نقش مهمی ایفا می‌کند.

گاهی اوقات مغزمان با ترفندی این سیستم مانیتورینگ را خنثی می‌کند. مثلا پیشرفت کار را در یک دفتر ثبت می‌کنید، اما یک روز دفتر را در کشوی میز می‌گذارید و دفتر از جلوی چشم‌تان خارج می‌شود و پس از چند روز به کلی فراموش می‌شود! یا اینکه روی یک وایت‌برد میزان پیشرفت‌تان را تیک می‌زنید، اما پس از مدتی آن را نادیده می‌گیرید و دیگر به آن سمت نگاه نمی‌کنید. دانستن حیله‌های ذهن باعث می‌شود بهتر بتوانیم آنها را خنثی کنیم.

جنگجو باشید
قاعدتا منظور این نیست که بروید کسی را در خیابان بزنید! منظورمان داشتن روحیه جنگنده در «مقابله با نفس» خودمان است. در این مقاله با برخی از حیله‌های ذهن آشنا شدیم. مغز ما به ترفندهای زیادی متوسل می‌شود تا در وضعیت فعلی‌ باقی بمانیم و در مقابل تغییر مقاومت می‌کند. تنها با داشتن یک روحیه جنگنده است که می‌توانیم مقابل خودمان بایستیم و تغییر را ایجاد کنیم.

و دوباره شروع کنید...
بعد از مرور همه این موارد، مجددا قرار و مدارها را برقرار کنید. چند پارارگراف قبل گفتیم که با خودتان جلسه‌ای بگذارید، در آن جلسه نکات گفته شده در این مقاله را مدنظر قرار دهید و دوباره تصمیم بگیرید تا شروع کنید.

این مقاله را فراموش نکنید
پیشنهاد می‌کنیم این مطلب را بوکمارک یا آن را پرینت کنید و هر زمان که نیاز به ریستارت داشتید، مجددا مطالعه‌اش نمایید. چرا که یکی از حیله‌های مهم مغز انسان فراموش‌کاری است...

نظر شما در مورد این مطلب چیست؟ چه نکات تکمیلی به ذهن‌تان می‌رسد که می‌تواند به ریستارت ما کمک کند؟

وقت طلاست! آیا از زمان خودتان به بهترین نحو ممکن استفاده می‌کنید؟ اگر می‌خواهید از وقت‌تان بهتر و مفیدتر استفاده کنید، این پنج راهکار ساده را از دست ندهید:

۱- استفاده از شبکه‌های اجتماعی را محدود کنید: این‌ها قاتل زمان و بهره‌وری شما هستند! اینستاگرام، تلگرام، فیسبوک و واتس‌اپ به زمان و بهره‌وری شما آسیب جدی وارد می‌کنند. هرچند استفاده از آن‌ها فوایدی هم دارد و نمی‌توان این موضوع را انکار کرد. اما از نگاه بهره‌وری این ابزارها باعث کاهش قابل توجه زمان مفید و تمرکز می‌شوند. در بزرگراه در مورد مضرات این شبکه‌های اجتماعی به صورت مفصل صحبت کرده‌ایم ----------- لینک به مقاله خودش ----------------- بهتر است هر روز یک زمان خاص و محدود (مثلا ۱۵ دقیقه) را به استفاده از شبکه‌های اجتماعی اختصاص دهید و مراقب باشید از محدوده تعیین شده عبور نکنید.

۲- سه کار مهم هر روز را مشخص کنید: هر روز و در ابتدای آن ۳ کار مهم روز را مشخص کنید. کافی است چند دقیقه وقت بگذارید و مهمترین کارهایی که باید در آن روز انجام شوند را مشخص کنید. حتما آن‌ها را یادداشت کنید و از حافظه برای به‌خاطر سپردنشان استفاده نکنید. تحقیقات نشان داده نوشتن یک کار، احتمال انجام دادن آن را به طرز قابل توجهی زیاد می‌کند. هنگام نوشتن کارها سعی کنید آنها را به خوبی توصیف کنید و از بیش از ۳ کلمه برای ثبت‌شان استفاده کنید.

۳- کارهای زیر دو دقیقه را فورا انجام دهید: این یکی از اصول کوچک اما مهمی است که توسط دیوید آلن مخترع سیستم مشهور «جی‌تی‌دی» پیشنهاد شده است. اگر انجام کاری کمتر از دو دقیقه طول می کشد، باید همان لحظه انجامش دهید و آن را به تعویق نیاندازید. همین قانون کوچک را امتحان کنید تا معجزه تاثیر آن را به چشم ببینید.

۴- نه گفتن را یاد بگیرید! «نه» گفتن برای اکثر افراد کار دشواری است. اما زمان ما محدود است و نمی‌توانیم خواسته‌های همه را برآورده کنیم. باید یاد بگیریم که پیش از گفتن بله، به خوبی فکر کنیم. شاید به نظر عجیب بیاید اما «نه گفتن» به تمرین نیاز دارد و خودتان می‌بینید که به تدریج و با گذشت زمان در این کار مهارت و توانایی بیشتری پیدا می‌کنید. دیگران هم نسبت به شما حس بدی پیدا نمی‌کنند. چون این حس را منتقل می‌کنید که نسبت به تعهدهای خودتان پایبند هستید. مهارت نه گفتن اینقدر مهم است که چندین کتاب مشهور مانند The Power of No در این مورد نوشته شده.

لینک به کتاب آمازون:
https://www.amazon.com/Power-No-Because-Abundance-Happiness-ebook/dp/B00JU5YAKW/?tag=dghebooklist-20

۵- از تکنیک پومودورو استفاده کنید: اگر نیاز دارید که روی یک هدف به صورت متمرکز کار کنید، بهتر است از تکنیک پومودورو استفاده کنید. در این تکنیک شما در بازه‌های زمانی کوتاه ۲۵ دقیقه‌ای کار می‌کنید و بین هرکدام از آنها نیز ۵ دقیقه استراحت می‌کنید. نکته مهم اینجاست که در این بازه ۲۵ دقیقه‌ای باید کاملا روی هدفتان متمرکز باشید. آموختن این تکنیک فقط چند دقیقه وقت می‌گیرد و «دوره آموزشی» پومودورو نیز در بزرگراه در دسترس شما است.