۱۰ نکته برتر بهره‌وری که به آرامش ذهن شما کمک می‌کنند
در دنیای امروز کمتر کسی است که سرش شلوغ نباشد. بسیاری از ما هر روز با سِیلی از کارها مواجه می‌شویم. این ۱۰ نکته می‌تواند به انجام دادن راحت‌تر کارها بدون اینکه دیوانه شوید، کمک کند:
۱- وظایفتان را یادداشت کنید
هر کار و تعهدی باید نوشته شود. با این کار ذهن شما برای یادآوری انرژی اضافی مصرف نمی‌کند. دیوید آلن در کتاب مهم خود در مورد بهره‌وری با عنوان «GTD»، به این نکته اشاره می‌کند که چگونه کارهای ناتمام، ذهن و روان اشغال می‌کند. در نتیجه شما به مرور خسته‌تر و حواس‌پرت‌تر می‌شوید و بهره‌وری‌تان کاهش می‌یابد. برای آشنایی بیشتر با سیستم GTD (بهبود مدیریت کارها و افزایش بهره‌وری) اینجا کلیک کنید.
اولین قدم برای مدیریت زمان این است که به یک سیستم (حتی یک قلم و کاغذ ساده) اعتماد کرده و هر تعهد کوچک و بزرگی را یادداشت کنید.
۲- کارهای خود را از قبل مرور کنید
هر شب کارهای روز بعد را مرور کنید. قبل از ترک محل کار یا رفتن به رختخواب، ۱۰ دقیقه وقت بگذارید و به تعهدات روز بعد نگاه کنید. شاید نیاز باشد تا برای جلسه کاری روز بعد فایلی را از پیش آماده کنید.
- آیا در حال حاضر این فایل در دسترس شماست؟
- آیا می‌توانید برخی از کارهای روز بعد را به شخص دیگری واگذار کنید؟ (مورد شماره ۹ را مطالعه کنید)
- آیا می‌توان کارهای غیرضروری را حذف کرد؟
هر چه روز شما شلوغ‌تر باشد، انجام این مرور سریع در صبح زود یا شب قبل، از اهمیت بیشتری برخوردار است. با انجام این کار وقتتان را برای تصمیم‌گیری تلف نمی‌کنید و ضمنا ذهن‌تان برای انجام کارهای دشوار روز بعد آمادگی پیدا می‌کند و احتمال انجام دادن‌شان بسیار بیشتر می‌شود.
۳- ابتدا سخت‌ترین کار را انجام دهید
شاید کلیشه‌ای به نظر برسد اما قورباغه‌تان را قورت دهید. این قورباغه می‌تواند یک پروژه بزرگ یا یک تماس تلفنی ناخوشایند باشد. موکول کردن چنین وظایفی به روز بعد، جز فرسودگی و حس عذاب وجدان ارمغان دیگری نخواهد داشت.
۴- مانعی که حواس شما را پرت می‌کند کنار بگذارید
حواس‌پرتی ناشی از وقفه‌های مداوم، قاتل بهره‌وری است. این وقفه می‌تواند نوتیفیکیشن تلفن همراه یا یک شخص باشد. همان فناوری که زندگی را آسان‌تر کرده، می تواند انجام کارهای مفید و موثر را عملا غیر ممکن کند. اگر می‌خواهید روی موضوعی تمرکز کنید، تمامی ارتباطات بیرونی را قطع کرده و به خود فرصتی برای تامل بدهید.
۵- استراحت کنید
شما تنها برای مدت محدودی می‌توانید تمرکز عمیق داشته باشید. حتی در شلوغ‌ترین روزها نیز ده دقیقه‌ای را برای ایستادن، کشش، نوشیدن آب و قدم زدن اختصاص دهید.
۶- کارهای مشابه را با هم انجام دهید
کارهای مشابه را گروه‌بندی کنید و هر دسته را در زمان مشخص انجام دهید. برای مثال شاید انجام تماس‌های تلفنی و پاسخ دادن به ایمیل در یک گروه جای بگیرند. رعایت این نکته به شتاب شما کمک خواهد کرد. با این کار کمتر از یک شاخه به شاخه دیگر می‌پرید و در زمان نیز صرفه جویی می‌کنید.
۷- صبحانه مناسب بخورید
مطالعات بسیاری به اهمیت صبحانه برای حفظ سلامتی تاکید کرده‌اند. افراد سالم بازدهی بیشتری دارند. مهم نیست چقدر مشغله دارید. در هر حال یک صبحانه مناسب بخورید. این به شما انرژی کافی برای شروع یک روز عالی را خواهد داد.
۸- ورزش کنید
خون‌رسانی بهتر به مغز، توانایی تمرکز را افزایش می‌دهد. برای بهره‌مندی از این مزیت، نیازی نیست ساعت‌ها در باشگاه باشید. انجام حرکات ایزومتریک حتی زمانی که پشت میز هستید نیز کمک خواهد کرد.
۹- از دیگران کمک بخواهید
برخی افراد از درخواست کمک متنفرند. آنها معتقدند که توضیح دادن کاری به شخصی دیگر، بسیار بیشتر از انجام آن توسط خودشان زمان می‌برد. این نکته را در نظر بگیرید که نباید الزاما همه‌ی کارها را خودتان انجام دهید. یک کلید مهم برای بهره‌وری این است که تنها کارهایی را انجام دهید که «فقط خود شما» از عهده‌اش برمی‌آیید.
۱۰- به کارهای غیرضروری نه بگویید
نه گفتن را تمرین کنید. آیا روز شما توسط اولویت‌های شخص دیگری ربوده شده است؟ به مهمانی یا جلسات غیرضروری نه بگویید.
هنگامی که شخصی با شما تماس می گیرد یا شرکت از شما درخواست جدیدی دارد، چند ثانیه مکث و تامل کنید. از خودتان بپرسید که آیا این کار با اولویت‌های شما همخوانی دارد یا خیر.
اگر پاسخ منفی است، آن را رد کنید. «نه» یک جمله کامل است و هیچ توضیحی لازم نیست اما می‌توانید از عباراتی همچون «از اینکه من را دعوت کردید متشکرم، اما خیر.»، «ممنون که پرسیدید، اما نه.» استفاده کنید.
پریا شمس‌الدین
